Terima Kunjungan Mahasiswa SV UGM, Kemensetneg Bagikan Wawasan Strategis Manajemen Arsip Kepresidenan Sebagai Memori Kolektif Bangsa

Sebagai bagian dari upaya memperkuat literasi kearsipan di kalangan akademisi, Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) melalui Biro Hubungan Masyarakat (Humas) bekerja sama dengan Deputi Bidang Dokumentasi, Diseminasi, Arsip Kepresidenan dan Kementerian (DDAKK) Sekretariat Dukungan Kabinet, menerima kunjungan studi lapangan dari mahasiswa Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya Sekolah Vokasi (SV) Universitas Gadjah Mada (UGM), pada Selasa (14/5).

Bertempat di Ruang Rapat Lantai 4, Gedung 3 Kemensetneg, Jakarta Pusat, sebanyak 67 mahasiswa mengikuti kegiatan yang bertujuan untuk memberikan pemahaman komprehensif terkait pengelolaan arsip di lingkungan Kemensetneg, khususnya pengelolaan arsip kepresidenan sebagai elemen vital dalam tata kelola pemerintahan.

Dalam sambutannya, Kepala Biro Humas Kemensetneg, Eddy Cahyono Sugiarto, menegaskan pentingnya fungsi arsip dalam mendukung kerja-kerja strategis Presiden dan Wakil Presiden. Ia menyampaikan bahwa arsip kepresidenan bukan hanya dokumen administratif semata, tetapi juga merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang merekam setiap langkah, keputusan, dan kebijakan strategis pemerintahan.

“Kami menyambut hangat kunjungan dari Sekolah Vokasi UGM, khususnya dari program studi yang sangat relevan dengan tugas kami di Kemensetneg. Di sinilah mahasiswa bisa menyaksikan langsung bagaimana arsip berperan sebagai tulang punggung administratif dalam mendukung tugas Presiden dan Wakil Presiden. Arsip kepresidenan bukan hanya soal menyimpan dokumen, tetapi juga menjaga kesinambungan sejarah dan menjaga akuntabilitas publik,” ujar Eddy.

Plt. Asisten Deputi DDAKK, Heru Priyantono, yang hadir turut memberikan sambutan dengan mengapresiasi antusiasme para mahasiswa dalam mengikuti kegiatan. Menurutnya, kunjungan ini juga menjadi sarana untuk membuka wawasan mahasiswa agar kelak mampu menjadi arsiparis yang tak hanya kompeten, tetapi juga memiliki kesadaran historis dan tanggung jawab kebangsaan.

Sementara itu, Arif Rahman Bramantya, dosen pendamping dari SV UGM, turut menyampaikan terima kasih atas sambutan hangat dan kesempatan yang diberikan. Ia berharap kegiatan ini dapat memperkuat pemahaman mahasiswa terhadap praktik nyata pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah pusat.

“Kami percaya pengalaman langsung di Kemensetneg akan menjadi bekal berharga bagi mahasiswa dalam memahami peran strategis arsip, bukan hanya sebagai dokumen kerja, tetapi sebagai aset bangsa yang harus dijaga bersama,” ujar Arif.

Acara kemudian dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Achmad Fauzan, Arsiparis Ahli Muda dari Asdep DDAKK. Fauzan memaparkan secara rinci bagaimana Kemensetneg menangani berbagai jenis arsip, mulai dari arsip dinamis, arsip statis, arsip kertas, hingga arsip foto-foto kegiatan kenegaraan. Tak hanya itu, ia juga menjelaskan bagaimana transformasi digital telah diterapkan dalam sistem pengelolaan arsip, termasuk penggunaan mikrofilm dan digitalisasi sebagai upaya pelestarian jangka panjang.

“Pemilihan Kemensetneg sebagai lokasi studi lapangan sangat tepat, karena disinilah mahasiswa bisa melihat secara langsung praktik pengelolaan arsip strategis tingkat nasional. Arsip kepresidenan mencerminkan perjalanan pemerintahan, dan pengelolaannya harus dilakukan secara profesional, sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan nasional,” jelas Fauzan.

Ia juga menguraikan tentang kerangka hukum yang menjadi dasar pengelolaan arsip, pengawasan internal, serta pentingnya menjaga integritas arsip agar tetap autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bukti administrasi negara.

Kegiatan diakhiri dengan kunjungan lapangan ke ruang pengelolaan arsip di lingkungan Kemensetneg. Mahasiswa diperkenalkan secara langsung pada sistem klasifikasi dokumen, penyimpanan arsip berbasis teknologi, serta proses digitalisasi dan konservasi arsip. Mereka juga mendapatkan penjelasan mengenai alur masuk arsip dari unit kerja, proses verifikasi, hingga sistem temu kembali informasi yang efektif dan efisien.

Mahasiswa tampak antusias dengan sesi ini, terbukti dari banyaknya pertanyaan yang diajukan seputar tantangan pengelolaan arsip digital, metode pelestarian arsip foto, serta cara menghadapi kerusakan fisik pada arsip bersejarah.

Dengan adanya kunjungan ini, diharapkan mahasiswa tidak hanya memahami konsep dasar kearsipan, tetapi juga menyadari pentingnya peran mereka di masa depan dalam menjaga keberlanjutan memori pemerintahan dan sejarah bangsa melalui pengelolaan arsip yang profesional, etis, dan berbasis teknologi